Aktualizacja: 28 października 2026
Polityka prywatności
Willa Kłodzko-Zacisze · strona internetowa, rezerwacje i Mój pobyt
Wyjaśniamy, jakie dane wykorzystujemy przy zapytaniu o pobyt, rezerwacji, płatności i korzystaniu z usług Willi. Informacja o przetwarzaniu danych jest odrębna od zgody marketingowej i od akceptacji warunków pobytu.
1. Kto odpowiada za dane i jak się skontaktować
Administratorem danych jest Gothsi Sp. z o.o., ul. Święty Marcin 29/8, 61-806 Poznań, NIP 7831909478, prowadząca obiekt Willa Kłodzko-Zacisze przy ul. Marka Hłaski 3, 57-300 Kłodzko.
Administrator nie wyznaczył inspektora ochrony danych. W sprawach danych osobowych: info@willaklodzkozacisze.pl. Kontakt z obiektem: +48 691 329 535. Można również napisać na wskazany adres administratora.
2. Jakie dane otrzymujemy
Zakres zależy od wybranej usługi. Wyszukanie terminu i porównanie ofert nie wymaga podawania nazwiska ani kontaktu. Przy zapisie rezerwacji potrzebujemy danych wskazanych jako wymagane w formularzu.
- Rezerwacja i pobyt: dane kontaktowe, daty, liczba osób, wybrane pokoje i warunki, dane gości potrzebne do meldunku oraz przekazane uwagi.
- Zapytanie indywidualne lub grupowe: imię i nazwisko, e-mail, ewentualny telefon, treść zapytania, a przy grupie także termin, liczba osób i zamówione warianty posiłków.
- Rozliczenia i dokumenty: dane nabywcy i adres, identyfikator podatkowy, wybrany dokument, kwoty, terminy, metoda i status płatności, identyfikatory transakcji. Przy promesie także dane płatnika i osób objętych dokumentem w zakresie potrzebnym do rozliczenia.
- Mój pobyt i obsługa: identyfikator rezerwacji, dane podane w meldunku, zgłoszenia do obsługi, potwierdzenia operacji, historia przedłużenia i wymeldowania, przypisanie uprawnień dostępu.
- Bezpieczeństwo systemu: dane połączenia, w tym adres IP lub jego skrót, czas, identyfikator sesji i zdarzenia związane z logowaniem, weryfikacją oraz wykonaniem operacji. Rejestry kontroli dostępu mogą zawierać identyfikator drzwi, czas i wynik polecenia oraz powiązanie z pobytem.
- Małoletni i parking: dane wymagane właściwą procedurą ochrony małoletnich oraz dane pojazdu, jeśli są potrzebne do obsługi parkingu. Nie opisujemy danych dzieci jako zbieranych wyłącznie dla statystyki lub zniżek.
Dane otrzymujemy od Ciebie, osoby rezerwującej, organizatora lub płatnika oraz od pośrednika, przez którego dokonano rezerwacji. Możesz zapytać nas o źródło danych dotyczących Twojego pobytu. Nie podawaj w uwagach danych wrażliwych ani danych innych osób, których nie potrzebujemy do obsługi sprawy.
3. Po co wykorzystujemy dane
| Cel | Podstawa przetwarzania |
|---|---|
| Przygotowanie rezerwacji na Twoje żądanie, pobyt, wybrane usługi i rozliczenie | Art. 6 ust. 1 lit. b RODO — działania przed umową i jej wykonanie, gdy jesteś stroną. |
| Kontakt z gośćmi i osobami działającymi dla organizatora, obsługa zapytań, reklamacji i roszczeń, ochrona systemu i uprawnionego dostępu | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO — uzasadniony interes obsługi pobytu, korespondencji i bezpieczeństwa. |
| Dokumenty sprzedaży, księgowość, właściwe obowiązki podatkowe i ochrony małoletnich | Art. 6 ust. 1 lit. c RODO — obowiązek prawny w zakresie wymaganym właściwymi przepisami. |
| Opcjonalne cele analityczne lub reklamowe wymagające zgody | Art. 6 ust. 1 lit. a RODO — zgoda, którą można wycofać. |
Wiadomości potrzebne do obsługi rezerwacji, przypomnienie o płatności lub kod weryfikacyjny nie są zapisem do newslettera. Brak zgody marketingowej nie wyłącza możliwości zarezerwowania pobytu.
4. Wyszukiwarka, rezerwacja i formularze kontaktowe
Wyszukiwanie i zapis rezerwacji na stronie obsługuje system Portalu Willi. Przetwarza wybrane daty, liczbę osób, układ pokoi, ofertę oraz dane wprowadzone przy rezerwacji. Przed zapisem sprawdza aktualną cenę, warunki i dostępność. Techniczne połączenie z systemem może korzystać również z domeny gothsi.pl.
Formularze kontaktowe i zapytania grupowe przekazują dane do Portalu oraz na skrzynkę info@willaklodzkozacisze.pl. Portal zapisuje treść zapytania w zaszyfrowanym rejestrze i stan jego wysyłki, aby obsłużyć zgłoszenie i ograniczyć ponowne wysłanie tej samej wiadomości. Poczta jest obecnie obsługiwana przez konfigurację Hostinger.
Wbudowany formularz rezerwacji może zapamiętać w bieżącej karcie przeglądarki szkic, w tym wpisane dane kontaktowe i nabywcy, na potrzeby powrotu do formularza. Jego okres przydatności wynosi 30 minut. Na współdzielonym urządzeniu nie pozostawiaj otwartej karty z formularzem.
Aktualny proces nie przekazuje formularza do GuestSage ani FormSubmit. Starsze opisy tych usług nie dotyczą obecnego silnika i formularzy. Nie oznacza to automatycznego usunięcia danych wcześniej przekazanych tym usługom.
5. Mój pobyt, dokumenty i dostęp do drzwi
Mój pobyt pozwala obsłużyć powiązaną rezerwację: sprawdzić jej stan, należności i gotowość pokoju, uzupełnić dane, zgłosić sprawę obsłudze oraz skorzystać z dostępnych dla danego pobytu operacji. Udostępnienie przycisku zależy od uprawnień i aktualnego stanu pobytu.
Link płatniczy udostępnia ograniczony widok rozliczenia: numer rezerwacji, termin, kwotę i ewentualne dalsze raty. Nie jest logowaniem do pełnego portalu ani uprawnieniem do faktur, meldunku lub drzwi. Kto otrzyma taki link, może zobaczyć zawarte w nim informacje płatnicze. Nie publikuj go w otwartych miejscach.
Numer rezerwacji i PUK służą do dostępu do zakresu przypisanego temu pobytowi. Jeśli udostępniasz je innej osobie, może ona uzyskać dostęp do tego zakresu. Przy rezerwacji obejmującej kilka osób lub pokoi nie należy traktować wspólnego kodu jako oddzielnego konta każdej osoby. Uprawnienia organizatora i rozliczenia grupowe są obsługiwane odrębnie.
Dokumenty sprzedaży są udostępniane tylko w zakresie przypisania do rezerwacji i po wymaganej weryfikacji odbiorcy. Pobranie dokumentu może wymagać jednorazowego kodu na adres odbiorcy dokumentu. Sam wspólny PUK nie uprawnia do odczytania wszystkich faktur grupy.
Otwieranie drzwi z telefonu wymaga udostępnienia funkcji dla danego pobytu, dodatkowej weryfikacji zaufanego kontaktu oraz spełnienia warunków aktywnego dostępu. Zapisujemy niezbędne zdarzenia bezpieczeństwa i wynik żądania. Samo kliknięcie przycisku lub przyjęcie polecenia przez usługę nie dowodzi fizycznego otwarcia drzwi.
Przy utracie telefonu, ujawnieniu kodu lub podejrzeniu nieuprawnionego użycia skontaktuj się niezwłocznie z obsługą. Zmiana uprawnień lub unieważnienie dostępu wymaga sprawdzenia uprawnionej osoby. Obsługa nie powinna prosić o hasło do banku ani pełne dane karty.
6. Płatności i dane nabywcy
Płatności online obsługuje Tpay — Krajowy Integrator Płatności S.A. Operator otrzymuje dane potrzebne do przeprowadzenia i identyfikacji płatności, w szczególności jej kwotę, opis lub identyfikator oraz dane płatnika wymagane w danym procesie. W zakresie usług płatniczych obowiązują również zasady prywatności Tpay.
Portal otrzymuje wynik transakcji i informacje pozwalające rozliczyć wpłatę z rezerwacją. Przy przelewie tradycyjnym korzystamy także z danych wpływu bankowego, w tym tytułu przelewu. Nie wpisuj w tytule danych zbędnych do identyfikacji rezerwacji.
Przy pobieraniu danych nabywcy z rejestru przekazywany jest wskazany identyfikator firmy. Dane faktury mogą trafić do księgowości oraz KSeF zgodnie z właściwymi obowiązkami. Dane do płatności kartą w formularzu operatora są podawane operatorowi, a nie w polu uwag Willi.
7. Rozmowa z Beatą
Beata na publicznej stronie jest asystentką AI korzystającą z usługi OpenAI. Do dostawcy trafiają treść pytania, ograniczony kontekst rozmowy i informacje potrzebne do odpowiedzi z publicznych treści i wyszukiwarki. Ten publiczny kanał nie pobiera danych istniejących rezerwacji ani danych innych gości. Formularz rezerwacji jest odrębnym procesem.
W zalogowanym Moim pobycie dostępna jest odrębna ścieżka informacji o obiekcie; obecnie nie uruchomiono przekazywania danych pobytu do spersonalizowanego asystenta AI.
Nie wpisuj do czatu kodów PUK, haseł, danych kart, dokumentów ani informacji wrażliwych. System ogranicza część rozpoznanych danych, lecz nie gwarantuje anonimizacji swobodnie wpisanej wiadomości. Czatu można nie używać — dostępne są wyszukiwarka, telefon i e-mail. Odpowiedzi AI mogą zawierać błędy; wiążące warunki pobytu są wskazywane w procesie rezerwacji.
Przeglądarka zachowuje ostatnią część rozmowy w danej karcie z okresem przydatności około 110 minut. „Nowa rozmowa” usuwa ten lokalny zapis. Zaszyfrowany kontekst serwera wygasa po około dwóch godzinach. Wygasanie kontekstu nie jest równoznaczne z usunięciem wszystkich logów, kopii zapasowych lub danych u dostawcy.
Publiczna integracja korzysta z API OpenAI z wyłączonym zapisem obiektu odpowiedzi przez opcję store=false. Nie oznacza to zerowej retencji u dostawcy. Dokumentacja OpenAI przewiduje odrębne zasady logów bezpieczeństwa, domyślnie do 30 dni z opisanymi wyjątkami. Dane API domyślnie nie służą do trenowania modeli, chyba że klient usługi włączy ich udostępnianie. Informacje o danych API.
8. Kto może otrzymywać dane
Dane udostępniamy upoważnionym osobom obsługującym pobyt i sprawę, w zakresie potrzebnym do ich pracy. Zgłoszenie sprzątania lub awarii może trafić do właściwego zespołu i na służbowy ekran zadań. Nie jest to publiczne udostępnienie pełnego profilu gościa.
- Hosting i poczta — obecne środowisko Hostinger; obsługa techniczna systemu w zakresie powierzonych zadań.
- SMS — usługa SMSAPI; numer odbiorcy oraz treść wiadomości, np. potwierdzenie lub kod weryfikacyjny.
- Płatności — Tpay, banki i właściwi dostawcy terminali; dane transakcji w wymaganym zakresie.
- Kontrola dostępu — usługi TTLock i połączone urządzenia dla kodów, okresów ważności i poleceń drzwi; inne udostępnione urządzenia tylko w zakresie obsługi pobytu.
- Dystrybucja rezerwacji — pośrednik rezerwacji i używane integracje kanałów, w tym YieldPlanet, w zakresie wymiany rezerwacji, dostępności i rozliczeń.
- AI i pomiar strony — OpenAI dla publicznego czatu oraz Google dla skonfigurowanych narzędzi opisanych niżej.
- Księgowość, doradcy i właściwe organy — jeśli jest to potrzebne do wykonania ich zadań lub wymagane przepisami.
Przekazywanie poza Europejski Obszar Gospodarczy
Korzystanie z międzynarodowych dostawców, w szczególności AI, pomiaru strony i kontroli dostępu, może wiązać się z przetwarzaniem danych poza EOG. Nie należy utożsamiać adresu serwera Willi z miejscem przetwarzania przez wszystkich dostawców.
Transfer wymaga podstawy przewidzianej w rozdziale V RODO: właściwej decyzji Komisji Europejskiej o odpowiednim stopniu ochrony albo odpowiednich zabezpieczeń, takich jak standardowe klauzule umowne wraz z wymaganymi środkami uzupełniającymi. Samo korzystanie z portalu nie jest zgodą na dowolny transfer. Informację o mechanizmie właściwym dla konkretnego odbiorcy i sposobie uzyskania kopii zabezpieczeń można uzyskać pod adresem info@willaklodzkozacisze.pl.
10. Jak długo przechowujemy dane
Różne dane mają różne cele i okresy przechowywania. Wygaśnięcie kodu, linku lub sesji nie oznacza usunięcia dokumentacji rezerwacji. Poniższe okresy stanowią zasady retencji przyjęte przez administratora.
| Kategoria | Okres i sposób jego liczenia |
|---|---|
| Zapytania, które nie doprowadziły do rezerwacji | 12 miesięcy od zakończenia korespondencji dotyczącej zapytania. |
| Korespondencja dotycząca pobytu, w tym e-maile, SMS-y i zwykłe zgłoszenia obsługi | 3 lata od zakończenia pobytu. Dokumenty wymagane prawem oraz wyodrębnione dowody dotyczące sporu podlegają zasadom opisanym poniżej. |
| Zwykłe logi dostępu, logowania, weryfikacji i operacji zamków | 90 dni od zarejestrowania zdarzenia. Ważność OTP lub sesji jest krótsza i nie jest okresem przechowywania logu. |
| Monitoring wizyjny | Nagrania są zachowywane w rejestratorze przez około 7 dni, po czym nadpisywane w cyklu urządzenia. Wyodrębnione nagranie dotyczące zdarzenia może zostać zabezpieczone jako dowód. |
| Dokumentacja księgowa i podatkowa | Do upływu właściwego terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego; co do zasady 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku. Zawieszenie lub przerwanie przedawnienia może wydłużyć ten okres. Nie stosujemy do takich dokumentów krótszego terminu przewidzianego dla zwykłej korespondencji. |
| Faktury przechowywane w KSeF | KSeF przechowuje faktury przez 10 lat od końca roku ich wystawienia. Jest to odrębne przechowywanie w systemie państwowym; nie oznacza przechowywania wszystkich danych pobytu przez 10 lat. |
| Dowody dotyczące reklamacji, incydentu lub sporu | Niezbędny, wyodrębniony zakres do prawomocnego zakończenia postępowania, wykonania rozstrzygnięcia i upływu właściwego terminu dochodzenia lub obrony konkretnego roszczenia. Nie przedłuża to automatycznie przechowywania całej korespondencji ani wszystkich nagrań. |
| Publiczny czat i zapisy techniczne przeglądarki | Okresy opisano w częściach o Beacie i pamięci przeglądarki. Wygaśnięcie kontekstu nie jest obietnicą natychmiastowego usunięcia logów lub kopii u dostawcy. |
| Kopie zapasowe | Portal utrzymuje dwa rotacyjne punkty odtworzenia. Dane usunięte z systemu roboczego znikają z tych kopii wraz z zastąpieniem obu punktów kolejnymi kopiami. Kopie służą odtworzeniu systemu; po odtworzeniu należy ponownie zastosować obowiązujące usunięcia i ograniczenia. Kopie poczty i dostawców mają odrębny cykl. |
Po upływie właściwego okresu dane podlegają usunięciu lub anonimizacji, chyba że istnieje konkretna, nadal aktualna podstawa dalszego przechowywania. Przegląd obejmuje również skrzynki pocztowe i wyeksportowane kopie; samo usunięcie wpisu z Portalu nie usuwa automatycznie danych u innych odbiorców.
11. Monitoring i urządzenia
Monitoring wizyjny obejmuje korytarze, części wspólne, siłownię oraz salę śniadaniową. Nie nagrywa dźwięku. Nagrania są zachowywane przez około 7 dni w cyklu rejestratora, z możliwością wyodrębnienia materiału potrzebnego do wyjaśnienia konkretnego zdarzenia.
Celem jest bezpieczeństwo osób i ochrona mienia; podstawą jest uzasadniony interes administratora. Informacja o monitoringu jest udostępniana przy wejściu do objętego nim obszaru. Dostęp do nagrań jest ograniczony do osób upoważnionych i uprawnionych organów. Rejestry otwierania drzwi są odrębnym procesem od nagrywania obrazu.
12. Twoje prawa
Możesz żądać dostępu do swoich danych, sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, a w przypadkach przewidzianych prawem także przeniesienia danych. Możesz wnieść sprzeciw wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie. Zgodę możesz wycofać bez wpływu na wcześniejsze zgodne z prawem przetwarzanie.
Prawo usunięcia nie znosi obowiązków zachowania wymaganych dokumentów. Przy realizacji żądania możemy potrzebować proporcjonalnego potwierdzenia tożsamości. Nie wysyłaj z własnej inicjatywy kopii dokumentu tożsamości e-mailem.
Wniosek kieruj na info@willaklodzkozacisze.pl. Przysługuje Ci skarga do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Informacje Komisji Europejskiej o prawach.
13. Reguły automatyczne i zmiany dokumentu
System automatycznie sprawdza dostępność, wymagane płatności, uprawnienia oraz gotowość do wykonania operacji. AI pomaga w odpowiedzi na pytanie; publiczna rozmowa sama nie zawiera rezerwacji ani nie otwiera drzwi. Jeżeli wynik jest niejasny lub nie możesz zakończyć operacji, skontaktuj się z obsługą.
Polityka jest publikowana z datą i numerem wersji z jednego rejestru w Portalu. Publikacja nowej wersji nie usuwa wcześniejszych wersji ani zapisów o oświadczeniach złożonych przy rezerwacji. O istotnej zmianie dotyczącej Twoich danych poinformujemy w sposób odpowiedni do jej zakresu.